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基于PDCA循环的图书质量管理(侯富英)

发布时间:2017年11月27日来源:作者:张华峰

 一、图书质量管理是出版社经营管理的核心
     产品质量是指产品功能和价值的内在体现和衡量尺度,是满足一定标准或客户需求的特征和性能的总和,既包括内在特性的内容,如性能、使用寿命及适用性等,也包括外在特性的内容,如形状、款式、颜色等。图书兼有精神产品和物质产品的属性,有其独特的质量特性和评价特点。图书质量包括内容质量和外观质量两个方面,前者指它的政治性、思想性、科学性、知识性、艺术性、结构合理性、语言文字规范性等,后者与图书的形式有关,涉及其整体设计、印制、材料等方面。图书出版过程包括选题、内容、编辑加工、校对、装帧设计、印刷装订、出版格式等项,综合每一项目的质量后,可以获得一种书的质量,这就是我们通常所说的图书质量或微观质量;在出版实践中,出版社的出书具有多品种的特点,其出书的总体质量不仅包括其单品种图书的结构和特色,还应该包括实现出版方针任务以及读者需求的总体反映,这种质量一般称为出版社的整体质量或宏观质量。显然,微观质量和宏观质量都是出版社存在的作用和价值的体现,二者相辅相成,互为基础,都应该认真切实地加以经营和管理。
      图书质量不仅是图书的生命和价值,也是出版社的生命线。质量好的图书不仅有可能成为传世之作,而且有利于树立出版社的良好形象,取得社会效益和经济效益,进而得到广大读者、作者的信任和支持,使出版社的工作步入良性循环。因此说,出版社对出书必须坚持质量第一的原则,对图书质量的管理应该是出版社经营管理中的核心内容。
     二、PDCA循环是企业质量管理的科学程序
     国家对于图书质量的管理发布过不少法规,如《出版管理条例》 《图书出版管理规定》《图书质量管理规定》 《图书质量保障体系》等。这些规范性文件反映了出版工作的客观规律,体现了国家和广大消费者的利益和要求。实践证明,只有坚决贯彻这些规范性文件,出版物质量才能得到有效的保证。同时,要搞好出版质量管理,除了要有正确的指导思想之外,还必须有一定的工作程序和管理方法。PDCA循环就是企业进行全面质量管理所应遵循的一种科学程序。
     PDCA循环又叫戴明环,是美国质量管理专家戴明博士首先提出的, PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(总结)的首字母缩略语,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理。
     PDCA循环的工作程序分四个阶段八个步骤:计划阶段(P):①分析现状,找出存在的质量问题;②分析产生质量问题的各种影响因素;③在影响质量的诸因素中,找出主要影响因素;④针对影响质量的主要因素,制定工作计划和活动措施。执行阶段(D):⑤按照制定的计划认真执行。检查阶段(C):⑥根据计划的要求,检查实际执行的结果,看是否达到预期的结果。总结阶段(A):⑦根据检查的结果进行总结,把成功的经验和失败的教训形成一定的标准、制度或规定,指导今后的工作;⑧提出这一循环中尚未解决的问题,让其转入下一次循环去解决。
     下文将以内蒙古大学出版社的出版实践为例,来探讨PDCA循环对于出版社出书质量进行控制的应用。
     三、基于PDCA循环应用的图书质量管理
     在PDCA循环应用中,首先是P环节,出版单位应该对出版现状进行分析,找出存在的质量问题以及影响出书质量的因素,针对性地制定工作计划和保障措施。例如,内蒙古大学出版社已经形成了自己的一套编辑出版的流程。
      通过对出版图书的质量管理分析(如图3),内蒙古大学出版社发现图书产生质量问题的主要因素排序为校对、编辑加工、内容、印刷、装订和运输问题。
     针对以上主要问题,内蒙古大学出版社采取了规范出版流程管理,严格贯彻“三审三校”等办法来控制出书质量,先后出台和制定了《关于规范编辑出版流程的规定》《编辑工作制度》 《审读工作制度》和《选题集体论证制度》等文件。

     第二是D环节,出版社依据P环节的制度要求,严格执行。计划已定,标准明确,管理者的主要精力是抓宏观管理和选题策划,体现在指导、协调、提出问题、提供思路等,以及创造良好的质量管理工作环境。具体工作交于员工,完成计划,确保质量要靠调动员工的主观能动性。如果事必躬亲,便违背了出版社质量管理的主旨——强调全员参与质量管理,把每一个员工的积极性与责任感调动起来。
     第三是C环节,质量检查是保证质量管理目标实现的重要环节,对按照计划和实施步骤所做的工作进行逐项检查。检查就是用规定的标准测定结果,判断工作是否符合质量标准。
     质量检查首先是编辑在实务工作中的质量控制,用责任意识来防止在工作中出现误差。同时也要通过责任感来纠正工作中出现的一些偏差。
     质量检查可分为全面检查和抽样检查。全面检查,即对图书出版的流程进行全面跟踪。在检查品种少,工作量不大的情况下,可采用此种方法。抽样检查,即对图书出版流程的工序或者从内容文件中抽取一部分进行检查,通过部分抽查的结果对工作进行质量评估。抽样检查有成品抽查和过程抽查等形式。成品抽查即抽取成品图书的部分样本进行检查,比如对成品的整体装帧设计、内容、编校质量、印装以及读者满意程度进行的检查和调研。过程抽查即对中间成果的检查,如对编辑过程的某程序或具体工作内容的一部分进行检查。过程抽查对最终成品质量起着重要作用,通过过程抽查,可以及时发现问题,排除错误,避免出现重大质量事故。另外,质量检查还可以通过自查、互查和责成专门部门检查进行。
     质量检查实际上是为了达到对质量循环系统的控制,及时发现问题,纠正偏差,由此进入到PDCA循环的下一个环节。
     第四即A环节,就是通过C环节的检查结果进行综合整理,把成功的经验和失败的教训形成一定的标准、制度或规定,指导今后的工作;或者提出这一循环中尚未解决的问题,让其转入下一次循环去解决。
     具体到内蒙古大学出版社,我们采取的方案是:成立专门的质检部门进行质量管理。例如,编务部主要是对出版流程进行跟踪,审读室对图书进行印前或成品上市前审查。当然,图书质量管理是个系统工程,单单几个人或几个部门是不够的,要树立起全员质量意识,从细节上下工夫,才能取得效果。根据实际情况,改善领导方式,完善责任制度,通过培训提高人员业务水平等都是提高质量的有效途径。

     PDCA循环是经过制造业证明行之有效的质量管理方法。对于图书出版来说,其选题策划、审读、编辑加工、复制印刷和销售反馈等工作流程是紧密结合的,因而可以采用该方法对出版活动进行全面的质量管理。     PDCA循环的关键是总结阶段,因为该阶段就是解决存在问题、总结经验和吸取教训的阶段,其重点又在于修订标准,包括技术标准和管理制度。没有标准化和制度化,就不可能使PDCA循环转动向前。当然,PDCA循环也有其局限性,因为PDCA中不含有人的创造性的内容,它关注的是让人如何完善现有工作,容易导致惯性思维、工作流程化,这一点是出版管理者应该注意的问题。

 

参考文献
[1] 中国新闻出版总署.图书出版管理手册[M].北京:中国法制出版社,2006.
[2] 中国编辑学会.出版专业基础(中级)[M].上海:上海辞书出版社,2007.
[3] 王耀先.出版社的经营管理[M].沈阳:辽宁教育出版社,1996.
[4] 白宝光.质量管理学[M].北京:中国财政经济出版社,2001.
(发表于《现代出版》2013年第4期)